Conservazione Sostitutiva
Cos'è e quali sono i principali vantaggi
Per conservazione sostitutiva si intende quella procedura informatica che garantisce la validità legale, sia a livello civile che a livello fiscale di tutti i documenti archiviati digitalmente.
In seguito al processo di conservazione sostitutiva, i documenti cartacei potranno essere distrutti: in questo modo tutti gli archivi saranno liberati dall'ingombro della carta che per legge si dovrebbe mantenere per 10 anni.
- Risparmio sui costi di archiviazione
- Riduzione degli spazi di conservazione
- Velocità di ricerca dei documenti
- Abbattimento dei costi di gestione, stoccaggio e stampa
La normativa
In seguito all'emanazione del Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’amministrazione digitale) il documento informatico acquista valore probatorio ai fini fiscali e legali: ciò significa che si possono archiviare su supporti ottici tutti i documenti cartacei e, grazie alla firma digitale, decidere anche di eliminarli.
L'applicazione della conservazione sostitutiva legale sta assumendo un'importanza sempre più strategica, da una parte per il continuo aumento della mole di documenti cartacei ma soprattutto in seguito all'obbligo della fatturazione elettronica con la finanziaria 2008.
La conservazione sostitutiva con il software e/dms
Esa Software, azienda leader nel settore dei software gestionale e dal 2008 parte del Gruppo 24 Ore, propone e/Document Management System, software per automatizzare tutti i processi di archiviazione, scambio, notifica e condivisione delle informazioni.
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